Vierzehn Tage Fakturaverzug beseitigt und Konstruktionsänderungen bei einem Industriehersteller abgerechnet

Das Problem

Das Werk war modern, das Back Office nicht. Anlagen verließen den Shopfloor mit einem Laufzettel auf Papier, und später öffnete ein Buchhalter jede Lieferung, glich Sendungsnummern mit den Seiten der Spediteure ab, bestätigte die Zahlungsbedingungen und tippte eine Rechnung, im Schnitt zwölf bis vierzehn Werktage nach der Abfahrt des Lkw. Währenddessen änderten Auftragnehmer mitten im Bau Kanalmaße und Motorspezifikationen, die Konstruktion überarbeitete die Zeichnungen per E-Mail und Excel, und der Kundenauftrag wurde nie angepasst. So fertigte das Unternehmen geänderte Komponenten und trug die Kosten selbst.

1. Der Rechnungsverzug von vierzehn Tagen

   Jeder versandte Auftrag wartete in einer manuellen Fakturierungswarteschlange. Forderungen in Millionenhöhe alterten zwei Wochen, bevor der Kunde überhaupt eine Rechnung zur Zahlung erhalten hatte.

2. Die Tabellenfalle in der Konstruktion

   Ein Änderungsantrag für die Konstruktion ist ein kommerzielles Ereignis. Über Tabellen abgewickelt, wurde er bei jedem gewerblichen Bau zu nicht abgerechneter Sonderanfertigung und gelegentlich zu einem Fehler in der Fertigungslinie.

Was wir getan haben

Zwei funktionierende Code-Bausteine in einem zweiwöchigen Sprint. Ein natives SuiteScript 2.1 Suitelet übernahm die Änderungsanträge: Eine erfasste Änderung sperrt den nachgelagerten Fertigungsauftrag, bewertet neu auf Basis der Rohmaterialkosten, wartet auf die elektronische Freigabe des Projektleiters und aktualisiert dann die Positionen des Kundenauftrags und die Arbeitsaufträge in einer Transaktion. Eine automatisierte Engine für gepaarte Transaktionen übernahm die Fakturierung: Der Scan des Spediteurs in ShipStation löst einen Webhook in NetSuite aus, ein Map/Reduce-Job prüft Lieferung, Freigaben und Bedingungen, erstellt die Rechnung, bucht sie und versendet sie per E-Mail mit Tracking-Link und Frachtbrief, solange die Palette noch an der Laderampe des Spediteurs steht.

Dieses Diagramm ist eines der Workflow-Designs mit seinen Kontrollpunkten und zugehörigen Nachweisen.

Wie der Mechanismus funktioniert

1. Änderungsanträge innerhalb des Hauptbuchs

   Erfasst ein Ingenieur im Suitelet eine Spezifikationsänderung, wird der Fertigungsauftrag gesperrt, die Preise werden auf Basis aktueller Materialkosten neu berechnet, und der Projektleiter gibt die Abweichung frei, bevor die Fertigung weiterläuft. Positionen des Kundenauftrags und Arbeitsaufträge werden atomar aktualisiert, sodass abgerechnet wird, was auch geliefert wird.

2. Fakturierung als Ereignis

   Der Scan des Spediteurs ist der Auslöser. Ein Map/Reduce-Job validiert den Abschluss der Lieferung, prüft die Bedingungen (netto 30, Abschlagsrechnung oder Kartenzahlung), erstellt die native Rechnung und erzeugt das PDF mit eingebettetem Tracking, Frachtbrief und Datenblatt. Der Ansprechpartner in der Kreditorenbuchhaltung hat sie, bevor der Lkw das Gelände verlässt.

Ergebnisse

Was Sie daraus mitnehmen

1. Fakturierung sollte ein Ereignis sein, keine Handarbeit

   Wenn ein Gabelstapler die Palette geladen und der Spediteur den Frachtbrief gescannt hat, liegen der Software bereits alle Fakten vor, die eine Rechnung braucht. Menschliche Schreibarbeit dazwischen ist reine Reibung.

2. Technische Änderungen nie außerhalb des ERP leben lassen

   Eine technische Überarbeitung ist ein Vertragsereignis. Sind Freigaben vom Kundenauftrag entkoppelt, verliert das Unternehmen bei jeder Sonderanfertigung Marge.

3. Gepaarte Transaktionen sind der Prüfpfad

   Programmatische Verknüpfungen vom Kundenauftrag über den Arbeitsauftrag und die Lieferung bis zur Rechnung bedeuten, dass ein externer Prüfer jede Position nachverfolgen kann, ohne dass eine Tabelle sie erklären muss.

Modellierte retrospektive Auswertung; der Kunde ist als Archetyp dargestellt, die Zahlen veranschaulichen den Mechanismus. Siehe auch: Konsolidierung von Druck, Scan und Wiegen über ein Portfolio