Factureringsvertraging van veertien dagen weggenomen en engineeringwijzigingen gefactureerd bij een industriële fabrikant

Het probleem

De fabriek was modern; de back-office niet. Apparatuur verliet de werkvloer met een papieren begeleidingsformulier, en later opende een boekhoudmedewerker elke leveringsbon, controleerde trackingnummers op de sites van vervoerders, bevestigde de betalingsvoorwaarden en typte een factuur, gemiddeld twaalf tot veertien werkdagen nadat de vrachtwagen was vertrokken. Ondertussen wijzigden aannemers tijdens de bouw kanaalafmetingen en motorspecificaties, herzag engineering de tekeningen in e-mail en Excel, en werd de verkooporder nooit bijgewerkt, waardoor het bedrijf herziene componenten fabriceerde en de kosten zelf droeg.

1. De factureringsvertraging van veertien dagen

   Elke verzonden order wachtte in een handmatige factureringswachtrij. Miljoenen aan debiteuren ouderden twee weken voordat de klant een factuur had ontvangen om te betalen.

2. De spreadsheetval van engineering

   Een verzoek tot ontwerpwijziging is een commerciële gebeurtenis. Via spreadsheets werd het ongefactureerde maatwerk bij elke commerciële bouw en af en toe een fout in de productielijn.

Wat wij deden

Twee werkende stukken code in één sprint van twee weken. Een native SuiteScript 2.1 Suitelet nam de verzoeken tot ontwerpwijziging over: een vastgelegde wijziging vergrendelt het volgende productieticket, herprijst op basis van de grondstofkosten, wacht op de elektronische goedkeuring van de projectmanager en werkt daarna de verkooporderregels en werkorders bij in één transactie. Een geautomatiseerde engine voor gekoppelde transacties nam de facturering over: de scan van de vervoerder in ShipStation triggert een webhook naar NetSuite, een Map/Reduce-taak controleert levering, goedkeuringen en voorwaarden, maakt de factuur aan, boekt deze en e-mailt hem met de trackinglink en het vrachtbrief terwijl de pallet nog op het laaddok van de vervoerder staat.

Dit diagram is een van de workflowontwerpen, met de bijbehorende beheersmaatregelen en bewijs.

Hoe het mechanisme werkt

1. Verzoeken tot ontwerpwijziging binnen het grootboek

   Wanneer een engineer een specificatiewijziging vastlegt in de Suitelet, wordt het productieticket vergrendeld, wordt de prijs herberekend op basis van de actuele materiaalkosten en keurt de projectmanager de afwijking goed voordat de productie hervat. Verkooporderregels en werkorders worden atomair bijgewerkt, zodat wat wordt verzonden ook is wat wordt gefactureerd.

2. Facturering als gebeurtenis

   De scan van de vervoerder is de trigger. Een Map/Reduce-taak valideert de afronding van de levering, controleert de voorwaarden (netto 30, voortgangsfacturering of kaart), maakt de native factuur aan en genereert de pdf met ingesloten tracking, vrachtbrief en specificatieblad. De contactpersoon crediteurenadministratie heeft de factuur voordat de vrachtwagen het terrein verlaat.

Resultaten

Wat u hieruit meeneemt

1. Facturering moet een gebeurtenis zijn, geen arbeidstaak

   Als een heftruck de pallet heeft geladen en de vervoerder de vrachtbrief heeft gescand, heeft de software al elk feit dat een factuur nodig heeft. Menselijke administratieve tijd daartussen is pure wrijving.

2. Laat engineeringwijzigingen nooit buiten het ERP leven

   Een engineeringwijziging is een contractuele gebeurtenis. Wanneer goedkeuringen niet aan de verkooporder zijn gekoppeld, lekt het bedrijf marge bij elke maatwerkproductie.

3. Gekoppelde transacties vormen het controlespoor

   Programmatische koppelingen van verkooporder naar werkorder, levering en factuur maken het mogelijk dat een externe accountant elke regel kan herleiden zonder spreadsheet ter toelichting.

Samengestelde terugblik; de klant is weergegeven als archetype en de cijfers illustreren het mechanisme. Gerelateerd: Consolidatie van printen, scannen en wegen binnen een portfolio